Spis Treści
Jak policzyć składki ZUS w 2026 i co wchodzi w całkowity koszt pracownika?
Wielu przedsiębiorców i menedżerów zastanawia się: jak policzyć składki ZUS w 2026 i co wchodzi w całkowity koszt pracownika? To pytanie spędza sen z powiek nie bez powodu. Przed nami kolejny rok, który przyniesie znaczące zmiany w wysokości obciążeń. Rząd przyjął już projekt przyszłorocznego budżetu, a na jego podstawie możemy przewidzieć, jak bardzo wzrosną daniny, które musisz odprowadzić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zarówno za siebie, jak i za swoich pracowników. Przygotuj się na dokładną analizę i praktyczne wskazówki, które pomogą Ci zrozumieć nadchodzące wyzwania.
Składki ZUS dla Przedsiębiorców w 2026 – Ile zapłacisz?
Jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą, z pewnością interesuje Cię, ile pieniędzy będziesz musiał co miesiąc przelać do ZUS-u. Wyniki są jasne: w 2026 roku składki ZUS dla przedsiębiorców mają wzrosnąć aż o 8,6%! To znacząca podwyżka, która wpłynie na Twój budżet. „Duży ZUS” przekroczy granicę 1900 złotych, osiągając dokładnie 1926,76 zł miesięcznie.
To naprawdę spory wzrost, biorąc pod uwagę, że na przestrzeni zaledwie sześciu lat (od 2021 roku) obciążenie to wzrosło o blisko 95%! Pamiętasz, że jeszcze w 2021 roku ZUS wynosił 998,37 zł? Dziś – a raczej w 2026 roku – to już zupełnie inna kwota.
Podstawą do obliczenia tych składek jest prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne, które na rok 2026 ustalono na poziomie 9420 zł. Zgodnie z przepisami, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oblicza się jako 60% tej kwoty, czyli 5652 zł. Jeśli porównasz to z rokiem 2025, kiedy to składki wynosiły 1773,96 zł, zauważysz, że w 2026 roku zapłacisz o 152,80 zł więcej co miesiąc. W skali roku to dodatkowe 1833,60 zł – można więc śmiało powiedzieć, że w 2026 roku zapłacisz o jedną składkę ZUS więcej!
Mały ZUS – czy ulga zostanie dociążona?
Co z „Małym ZUS-em”? Te preferencyjne składki są powiązane z minimalnym wynagrodzeniem, które w 2026 roku ma wzrosnąć do 4806 zł. To dobra wiadomość, bo oznacza, że „Mały ZUS” nie wzrośnie tak drastycznie jak jego „duży” odpowiednik. Nie ma jednak róży bez kolców, a tym cierniami w tym przypadku będą składki zdrowotne. O nich za chwilę.
Składka zdrowotna – rosnące obciążenie
To właśnie składka zdrowotna odgrywa kluczową rolę w kontekście całkowitych obciążeń dla przedsiębiorców. Jej wysokość zależy od Twojej formy opodatkowania, co oznacza, że każdy musi policzyć ją indywidualnie. Pamiętasz, że jeszcze w 2021 roku realny koszt składki zdrowotnej wynosił zaledwie 53 zł dzięki możliwości odliczania jej dużej części od zaliczki na podatek? Te czasy już dawno minęły. Od 2022 roku obowiązują nowe zasady, które znacząco zwiększyły to obciążenie. Dziś minimalna składka to 314,96 zł, ale w 2026 roku może ona wzrosnąć aż do 432,54 zł. To dodatkowe 117,58 zł miesięcznie, które musisz uwzględnić w swoich kalkulacjach!
ZUS, rozumiejąc złożoność tematu, udostępnia kalkulator składki zdrowotnej, z którego warto skorzystać, aby samodzielnie ustalić jej wysokość. Pamiętaj – każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do samodzielnego ustalania sumy składek ZUS, dlatego tak ważne jest bieżące monitorowanie zmian.
Terminy opłacania składek ZUS w 2026 roku i co jeśli spóźnisz się z płatnością?
Polski Ład wprowadził pewne zmiany w terminach płatności składek, które obowiązują również w 2026 roku:
- Do 5. dnia miesiąca za poprzedni – dla jednostek budżetowych i samorządowych.
- Do 15. dnia miesiąca za poprzedni – dla płatników składek posiadających osobowość prawną (np. spółek z o.o., fundacji).
- Do 20. dnia miesiąca za poprzedni – dla pozostałych płatników, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek cywilnych, jawnych i partnerskich.
Lepiej pilnuj tych terminów! Kto nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym terminie lub nie przesyła dokumentów rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych, podlega karze grzywny do 5000 złotych. Warto więc ustawić sobie przypomnienia w kalendarzu lub skorzystać z systemów do zarządzania księgowością, które automatyzują te procesy.
Dla pełnego obrazu, poniżej przedstawiamy tabelę z archiwalnymi i przyszłymi stawkami składek ZUS dla przedsiębiorców, uwzględniającymi ubezpieczenie chorobowe:
| Podstawa wymiaru (60% przeciętnego wynagrodzenia) | Ubezpieczenia społeczne (Emer. + Rent. + Chor. + Wyp.) | Fundusz Pracy | Całkowite składki ZUS (bez zdrowotnej) |
|---|---|---|---|
| 2024 (4694,40 zł) | 916,35 zł + 375,55 zł + 115,01 zł + 78,40 zł = 1485,31 zł | 115,01 zł | 1600,32 zł |
| 2025 (5203,80 zł) | 1015,78 zł + 416,30 zł + 127,49 zł + 86,90 zł = 1646,47 zł | 127,49 zł | 1773,96 zł |
| 2026 (5652 zł) | 1103,27 zł + 452,16 zł + 138,47 zł + 94,39 zł = 1788,29 zł | 138,47 zł | 1926,76 zł |
Wartości w tabeli uwzględniają ubezpieczenie chorobowe. Do każdej z tych kwot należy doliczyć składkę zdrowotną, której wysokość zależy od formy opodatkowania i osiąganego dochodu.
Co wchodzi w koszt pracownika w 2026 roku? – Umowa o Pracę
Zatrudnienie pracownika to znacznie więcej niż tylko wypłacanie mu wynagrodzenia „na rękę”. Jeśli zastanawiasz się, co wchodzi w koszt pracownika w 2026 roku w przypadku umowy o pracę, przygotuj się na to, że kwota, którą musisz przeznaczyć na zatrudnienie, będzie znacznie wyższa niż kwota brutto na umowie. To tak zwane „duże brutto”, a jego wysokość w 2026 roku – przy minimalnej płacy – wzrośnie do około 5862,37 zł miesięcznie. Sprawdźmy, co dokładnie składa się na to obciążenie.
Głównym kosztem jest oczywiście wynagrodzenie pracownika, ale do tego dochodzą także zobowiązania, które musisz uiszczać do różnych instytucji państwowych. Na koszty uzyskania przychodu firmy w przypadku umowy o pracę składają się:
1. Wynagrodzenie pracownika (brutto) i potrącenia
Na wynagrodzenie brutto, które widnieje na umowie, składają się elementy potrącane z pensji pracownika:
- Składki społeczne finansowane przez pracownika:
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76%
- Ubezpieczenie rentowe: 1,50%
- Ubezpieczenie chorobowe: 2,45%
- Ubezpieczenie zdrowotne: 9,00%
- Zaliczka na podatek dochodowy: Obliczana według skali podatkowej (12% lub 32%). Pamiętaj, że niektórzy pracownicy mogą korzystać ze zwolnień podatkowych, co realnie zwiększa ich wynagrodzenie do wypłaty.
- Wpłaty na PPK finansowane przez pracownika: Jeśli pracownik zdecyduje się na przystąpienie do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK):
- Wpłata podstawowa: 2%
- Wpłata dodatkowa: 2%
- Uwaga: Pracownicy, których wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności minimalnej pensji, mogą obniżyć swoją wpłatę podstawową maksymalnie do 0,5%.
- Wynagrodzenie netto: To kwota, którą pracownik otrzymuje „na rękę” po wszystkich potrąceniach.
Pamiętaj, że nie możesz dowolnie ustalić wynagrodzenia pracownika. W 2026 roku minimalna płaca brutto wynosi 4806 zł. W przypadku zatrudnienia na niepełny etat, wynagrodzenie to ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
2. Składki ZUS i fundusze finansowane przez pracodawcę
Oprócz potrąceń z pensji pracownika, Ty jako pracodawca ponosisz dodatkowe koszty w postaci składek ZUS oraz wpłat na fundusze celowe. To właśnie one w dużej mierze odpowiadają za różnicę między „brutto” a „dużym brutto”.
Oto obowiązkowe składki finansowane z Twojej kieszeni:
| Rodzaj ubezpieczenia / Funduszu | Składki pokrywane przez pracodawcę |
|---|---|
| Emerytalne | 9,76% |
| Rentowe | 6,50% |
| Wypadkowe | 1,67% |
| Fundusz Pracy (FP) (w tym Fundusz Solidarnościowy) | 2,45% |
| Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) | 0,1% |
| Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) | 1,5% |
Standardowa stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązuje do 31 marca 2026 roku. Może się ona różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej i wielkości firmy, wahając się zazwyczaj od 0,67% do 3,33%.
Wpłaty na Fundusz Emerytur Pomostowych są obowiązkowe dla pracodawców zatrudniających pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Jak widzisz, same obowiązkowe składki finansowane przez pracodawcę stanowią dodatkowe obciążenie w wysokości ponad 20% pensji brutto!
Istnieją jednak pewne wyjątki, kiedy nie musisz opłacać składki na Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Dotyczy to między innymi osób powracających z urlopów macierzyńskich, a także pracowników, którzy osiągnęli wiek odpowiednio 50 (dla kobiet) lub 55 (dla mężczyzn) lat.
3. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – Wpłaty Pracodawcy
Jeżeli Twój pracownik nie zrezygnował z uczestnictwa w PPK, musisz pamiętać, że Ty również masz obowiązek dokonywania wpłat na ten program. PPK to dobrowolny program oszczędzania na przyszłą emeryturę, do którego osoby w wieku od 18 do 55 lat podlegające ubezpieczeniom emerytalno-rentowym są automatycznie zgłaszane.
Oto, ile Ty, jako zakład pracy, musisz wpłacić:
| Rodzaj wpłaty | Wpłaty pokrywane przez pracodawcę |
|---|---|
| Podstawowa | 1,5% |
| Dodatkowa | 2,5% |
Tylko rezygnacja pracownika z udziału w PPK sprawi, że ten składnik nie podniesie całkowitego kosztu zatrudnienia.
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w 2026 roku – Przykład kalkulacji
Abyś mógł lepiej zrozumieć, ile faktycznie kosztuje zatrudnienie pracownika, przedstawiamy szczegółową kalkulację dla osoby zatrudnionej na umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin, z minimalnym wynagrodzeniem w 2026 roku (4806 zł brutto) i standardową stawką wypadkową 1,67%, przy założeniu udziału w PPK.
| Składnik kosztu | Stawka | Kwota (PLN) |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie brutto (do wypłaty pracownikowi) | – | 4 806,00 zł |
| Składki ZUS i fundusze finansowane przez pracodawcę: | ||
| Emerytalna | 9,76% | 469,07 zł |
| Rentowa | 6,50% | 312,39 zł |
| Wypadkowa | 1,67% | 80,26 zł |
| Fundusz Pracy (FP) | 2,45% | 117,75 zł |
| Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) | 0,1% | 4,81 zł |
| Wpłata podstawowa na PPK | 1,5% | 72,09 zł |
| SUMA SKŁADEK FINANSOWANYCH PRZEZ PRACODAWCĘ | ||
| – | 21,98% | 1 056,37 zł |
| CAŁKOWITY KOSZT ZATRUDNIENIA PRACOWNIKA | – | 5 862,37 zł |
Zatem, jeśli wypłacasz pracownikowi minimalne wynagrodzenie w wysokości 4806 zł brutto, musisz przygotować się na to, że jego całkowity koszt dla Twojej firmy wyniesie co najmniej 5862,37 zł miesięcznie, zakładając uczestnictwo w PPK. To prawie o 170 zł więcej niż w roku 2025!
Ukryte koszty zatrudnienia – O czym musisz pamiętać?
Warto mieć świadomość, że „duże brutto” to nie jedyne obciążenie. Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę generuje również szereg kosztów pośrednich, które nie pojawiają się bezpośrednio na liście płac, ale realnie obciążają budżet firmy. Nazywamy je „ukrytymi kosztami zatrudnienia”.
Do tych dodatkowych wydatków należy zaliczyć:
- Badania medycyny pracy – wstępne, okresowe i kontrolne, które są Twoim obowiązkiem jako pracodawcy.
- Obowiązkowe szkolenia BHP – zarówno wstępne, jak i okresowe, zapewniające pracownikowi bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
- Koszty odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej – jeśli specyfika pracy tego wymaga.
- Wszelkiego rodzaju benefity i motywatory – takie jak prywatna opieka medyczna, karnety sportowe, bony świąteczne czy firmowe wyjazdy integracyjne. To inwestycje w zadowolenie i lojalność pracowników, ale także dodatkowe obciążenie finansowe.
- Koszty związane z płatnymi urlopami – pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego, rodzicielskiego, na opiekę nad dzieckiem i innych, za które przysługuje mu wynagrodzenie.
- Wynagrodzenie chorobowe – przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym (lub 14 dni dla pracowników po 50. roku życia) to Ty wypłacasz pracownikowi wynagrodzenie chorobowe.
Wszystkie te elementy składają się na realny koszt zatrudnienia, który często jest znacznie wyższy niż początkowo mogłoby się wydawać.
Koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie w 2026 roku
Jeśli myślisz o zatrudnieniu na umowę zlecenie, sprawa jest nieco mniej skomplikowana niż w przypadku umowy o pracę, ale wciąż zależy od kilku czynników charakteryzujących zleceniobiorcę. Jedno jest pewne – wynagrodzenie zleceniobiorcy nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa, która w 2026 roku wyniesie 31,40 zł brutto.
Koszty zleceniodawcy prezentują się następująco:
| Profil zatrudnionego | Koszt zleceniodawcy |
|---|---|
| Umowa zlecenie jest jedynym źródłem zatrudnienia | Wynagrodzenie brutto + składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę (ubezpieczenia społeczne, FP, FGŚP) |
| Osoba zatrudniona dodatkowo w innej firmie, której wynagrodzenie jest równe co najmniej minimalnemu | Wynagrodzenie brutto |
| Student do ukończenia 26. roku życia | Wynagrodzenie brutto |
Jak widzisz, studenci do 26. roku życia oraz osoby z innym ubezpieczeniem, które już odprowadzają składki od co najmniej minimalnego wynagrodzenia, są w tej kwestii „najtańsi” dla pracodawcy, gdyż unikasz dodatkowych obciążeń ZUS-owskich.
Koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło w 2026 roku
Umowa o dzieło jest najbardziej opłacalna z punktu widzenia kosztów pracodawcy. W jej przypadku bowiem nie odprowadza się żadnych składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Reasumując, w tym wypadku kosztem uzyskania przychodów przedsiębiorcy będzie jedynie wynagrodzenie brutto zatrudnionego.
Pamiętaj jednak o ważnym wyjątku: obowiązek ubezpieczenia z tytułu umowy o dzieło powstaje tylko wtedy, gdy umowę tę zawierasz z własnym pracodawcą. W takiej sytuacji składki są naliczane tak, jak przy umowie o pracę.
Decyzja o zatrudnieniu pracownika to poważna sprawa, która wiąże się ze znacznymi kosztami – zarówno tymi bezpośrednimi, jak i ukrytymi. Mamy nadzieję, że ten kompleksowy przewodnik po składkach ZUS w 2026 roku i całkowitych kosztach zatrudnienia pomoże Ci w planowaniu budżetu i podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych. Monitorowanie zmieniających się przepisów i stawek jest kluczowe dla stabilności finansowej Twojej firmy.
Piszę o finansach po ludzku: kredyty, oszczędzanie, podatki i codzienne decyzje, które naprawdę robią różnicę.